Politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels

ÉLECTRICITÉ DE LA CHAUDIÈRE INC. s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE D’INFORMATION

ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE

Les renseignements personnels placés sous la garde ou le contrôle de ÉLECTRICITÉ DE LA CHAUDIÈRE INC. sont uniquement créés, recueillis, conservés, utilisés, divulgués et éliminés d’une manière qui respecte la Loi sur la protection des renseignements en matière de protection de la vie privée. Nous respectons le droit à la vie privée des personnes dont les renseignements personnels sont en sa possession, conformément à ces exigences.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans cette politique, on entend généralement par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, seul ou en combinaison avec d’autres renseignements, de l’identifier. Il peut s’agir de renseignements tels que votre nom, vos coordonnées et votre date de naissance. Ils peuvent également inclure d’autres types de renseignements plus techniques, mais uniquement lorsque ces renseignements permettent de vous identifier en tant qu’individu.

CONSENTEMENT
L’organisation obtient le consentement écrit d’une personne dans les situations suivantes :

• avant la collecte de renseignements personnels, sauf si la demande d’un consentement entraînerait la collecte de renseignements inexacts ou irait à l’encontre du but de la collecte ou encore compromettrait l’utilisation de l’information recueillie. Par exemple, l’organisation consultera généralement l’auteur d’une plainte pour recueillir de façon indirecte des renseignements personnels en vue de mener une enquête;
• Avant l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels à des fins qui ne respectent pas les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés;
• Avant tout retrait de renseignements personnels, à moins qu’un tel retrait ne soit expressément autorisé par la loi;
• Si elle a l’intention de divulguer une plainte reçue par l’entreprise ou tout renseignement privilégié ou confidentiel obtenu dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure. Dans ce cas, il faut obtenir le consentement écrit de toutes les personnes dont les droits ou les intérêts peuvent raisonnablement être touchés.

L’obtention du consentement d’une personne à une collecte de renseignements personnels ne remplace ni n’établit le pouvoir de Recueillir ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; l’organisation doit plutôt s’assurer que les renseignements personnels à recueillir sont directement liés et manifestement nécessaires aux activités de réglementation de l’organisation.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons recueillir des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements de paiement et des renseignements concernant votre utilisation de nos services, tel que:

• Noms et prénoms;
• Adresses postales;
• Adresses électroniques;
• Numéros de téléphone;
• Dates de naissance;
• Numéros d’assurance sociale;
• Photos ou vidéos qui permettent l’identification d’une personne;
• Information de paiement;
• Liens familiaux et renseignements médicaux;
• Informations de localisation géographique;
• Pièces d’identité.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

EXACTITUDE

L’organisation prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés, et pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inexacts ou incomplets soient utilisés pour prendre une décision qui touche directement une personne. L’organisation dispose de procédures documentées permettant aux personnes de demander la correction de leurs renseignements personnels lorsqu’elles croient qu’il y a eu erreur ou omission. Nous ne mettons pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du formulaire de consentement à la collecte.

RESPONSABILITÉ

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements. Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

MESURES DE SÉCURITÉ

Pour protéger vos données personnelles, nous prenons des précautions raisonnables pour nous assurer qu’elles ne soient pas perdues, détournées, consultées, divulguées, modifiées ou détruites de manière inappropriée.

Par exemple, nous avons sur notre site Web :

• Pare-feu

À l’interne, nous nous assurons de :

• Faire des sauvegardes fréquentes.
• Donner accès aux données seulement aux personnes autorisées et ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leur travail.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y a accès. De plus, les comptes d’utilisateurs et l’accès à des serveurs peuvent être soumis à la double authentification. L’organisation exige que les fournisseurs de services respectent les obligations juridiques de l’organisation relatives au traitement et à la protection des renseignements personnels, et les fournisseurs de services sont tenus de se conformer à la présente politique de protection des renseignements personnels.

DEMANDE D’ACCÈES AUX RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATIONS

Sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut accéder à ses renseignements personnels conservés par l’organisation, les examiner ou en recevoir une copie en présentant une demande écrite à cet effet au responsable de la protection de la vie privée de l’organisation. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l’objet d’un litige ou est privilégiée. Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer. Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Stephan Mesquita, président
info@electricitechaudiere.com
418 387-6878

PLAINTES ET QUESTIONS

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

FORMATION ET SENSIBILISATION

L’entreprise fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

• Elle informe tout le personnel de son équipe (formulaire de consentement);
• Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres par des séances d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions d’équipe, de la formation à son personnel, un plan d’action pour la protection des renseignements personnels, un journal de bord, etc.

APPLICATION

Si pour quelque raison vous pensez que l’entreprise n’a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE – 11 mars 2025

Nous pouvons apporter des modifications à cette politique en tout temps. Toute modification que nous apportons entre en vigueur lorsque nous la publions la version révisée sur notre site internet.